Konferencen havde til formål dels at udbrede nogle erfaringer fra den gennemførte opgave- og strukturreform, dels at få tillidsrepræsentanternes bud på hvad der særligt bør prioriteres og sættes på dagsordenen på arbejdspladserne, når forandringens vinde blæser.
Forud for konferencen fik Djøf i samarbejde med konsulentfirmaet Epinion gennemført i alt 17 kvalitative interviews med medlemmer, tillidsrepræsentanter og chefer, som alle i et eller andet omfang har været berørt af opgave- og strukturreformen.
På konferencen blev der blandt andet afholdt 4 workshops over følgende temaer:
Strukturreformen er først lige begyndt!
Workshoppen handlede om kulturmødet på arbejdspladserne - hvordan er det forløbet og, hvordan sikrer man en positiv udvikling hen mod en fælles arbejdspladskultur i de nye organisationer?
Følgende "gode råd" kunne udledes af diskussionerne på workshoppen:
- Ledelsen skal afsætte midler til at der kan arrangeres uformelle sammenkomster, hvor medarbejderne kan lære hinanden at kende, da den sociale dimension er afgørende for en vellykket forandringsproces
- Ledelsen skal gennemføre en forventningsafstemning med medarbejderne i forhold til opgaveløsningen og -fordelingen, så medarbejderne ved hvad de kan forvente og hvad der forventes af dem
- Åbenhed er afgørende for en vellykket forandring
- Det skal være tilladt at spørge hinanden til råds
- Brug forskellighederne i den nye fælles organisation konstruktivt
- Der skal sikres ligeværd mellem medarbejdere fra forskellige del-organisationer, så ingen føler sig forfordelt eller bliver misundelige og der ikke opstår "store-bror"-effekter
- Netop i en forandring er der et øget behov for skriftlighed, så politiker, kutymer og værdier bliver helt klare for medarbejderne
Tillidsrepræsentanternes rolle.
Workshoppen tog udgangspunkt i de udfordringer og problemer, som har præget tillidsrepræsentanternes hverdag under strukturreformen.
De gode råd er følgende:
- Tillidsrepræsentanterne skal sikres den øgede tid, som en forandring nødvendiggør. Tiden til rådighed skal være klart og præcist aftalt, så der ikke opstår misforståelser
- Det skal sikres, at tillidsrepræsentantorganisationen består henover forandringen - der skal være en tillidsrepræsentant hele vejen gennem forløbet og der skal sikres en god videndeling ved personskifte i hvervet
- Der skal sikres tidligt overblik over medarbejdere og tillidsrepræsentanter i den nye organisation, så alle ved hvem der repræsenteres/repræsenterer
- Ledelsen bør bruge tillidsrepræsentantsystemet fast og systematisk som feedback- og informationskanal til medarbejderne
- Djøf skal sikre hurtig og rigelig tilgængelighed til kurser og information når forandringen står på
- Djøf skal sikre en tilgængelig og individuel faglig sparring med tillidsrepræsentanterne om den situation, som de netop nu befinder sig i
- Djøf skal sikre omfattende muligheder for netværk og sparring med ligesindede
Information eller dialog?
Denne workshop satte fokus på betydningen af information og feedback mellem ledelse, TR og medarbejdere i en forandringsproces. Interviewundersøgelsen forud for konferencen viste, at kommunikationsopgaven er grebet meget forskelligt an på arbejdspladserne og at der i vid udstrækning har været tale om envejs-information frem for to-vejsdialog - der er med andre ord plads til forbedringer af kommunikationsindsatsen.
Der kom følgende gode råd:
- Ledelsen skal kommunikere klart og direkte til den pågældende medarbejder. Det indebærer blandt andet en prioriteret overvejelse af, hvad der er "need to know" og hvad der er "nice to know" for hver enkelt medarbejder(gruppe)
- Ledelsen skal sikre formidlings- og kommunikationsstrategier, der faktisk er rettet mod de forskellige medarbejdergrupper. Både kommunikationens form og indhold skal tydeligt målrettes modtager
- Ledelsen bør etablere fora for en egentlig, kvalificeret feedback fra medarbejderne
- Ledelsen skal arbejde med forskellige fora. Stormøder er gode til information, mens mindre fora er bedre til dialog, hvor tillid ofte er afgørende
- Dialog på alle niveauer skaber gennemsigtighed og ejerskab og dermed en generelt bedre trivsel på arbejdspladsen
- Ledelsen skal have afsat både tid og ressourcer til kommunikation
- Tillidsrepræsentanterne skal bruge deres formidler-rolle aktivt i forhold til medarbejdergruppen
Er topstyring et gode eller et onde?
Både interview-undersøgelsen og workshoppen på konferencen viser, at strukturreformen har været ekstremt topstyret. Samtidig har Djøferne indbyrdes forskellige holdninger til hvordan topstyringen er blevet oplevet - og hvordan man skal bedømme den.
Meget tyder på at spørgsmålet om, hvordan topstyringen er blevet forvaltet har været afgørende.
De gode råd er følgende:
- Sæt lederskab på dagsordenen. Godt lederskab skal styrkes og prioriteres højt under en forandringsproces, da det viser sig helt afgørende for en vellykket proces
- Ledelsen skal være klar i sin styring. Det skal være klart for medarbejderne hvad der har karakter af information og hvad der har karakter af en invitation til indflydelse og feedback
- Både ledelse, tillidsrepræsentant og medarbejdere skal være villige til at tage skridtet fuldt ud. Det er nødvendigt at få alle problemer på bordet og undgå midlertidige eller halve løsninger
- Uvildig ekstern konsulenthjælp bør overvejes inddraget, hvor de kan bidrage til problemløsning, behovsafklaring eller andre delopgaver i processen
- Ledelsen bør etablere et egentligt og systematisk HR- og kompetenceafklaringsforløb