På alle offentlige institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes et samarbejdsudvalg. Hvis der inden for en institution er flere arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion, og hvor medarbejderantallet er 25 og derover, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hver af disse arbejdssteder. Hvis der oprettes flere samarbejdsudvalg inden for en institution, skal der endvidere oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen. Hver amt og kommune skal desuden nedsætte et koordinationsudvalg, som virker for fremme af samarbejdsudvalgenes virksomhed og kan behandle uoverensstemmelser i samarbejdsudvalgene.

På institutioner med mindre end 25 ansatte skal arbejdsgiveren og medarbejderne også samarbejde efter principperne i samarbejdsaftalerne. Man kan vælge at etablere et samarbejdsudvalg, eller der kan aftales systematiske møder mellem arbejdsgiveren og medarbejderne på institutionen.

Samarbejdsaftalerne inddeler udvalgets opgaver i 2 dele: Information/drøftelse og medbestemmelse.

Information og drøftelse

I både stat, amt og kommune påhviler det arbejdsgiveren at informere om alle væsentlige forhold af betydning for institutionens arbejds- og personaleforhold. Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, såfremt én af parterne ønsker det.

Samtidig er det i Statens samarbejdsaftale blevet præciseret, at når samarbejdsudvalget skal drøfte budget og økonomi, er det særligt relevant at ledelsen orienterer om økonomien i forhold til arbejds- og personaleforhold f.eks. lønsum, over- og merarbejde, kompetenceudvikling og særlige feriedage.

Specielt skal der ske en drøftelse af:

Rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter der indebærer eventuelt udbud eller udlicitering af opgaver.

• Ny løndannelse (På det regionale og kommunale område, hvis der er indgået en lokalaftale i henhold til MED-rammeaftale)
• Det sociale kapitel. (På det regionale og kommunale område, hvis der er indgået en lokalaftale i henhold til MED-rammeaftale)
• Indførelse af ny eller ændring af bestående teknologi og konsekvenserne heraf
• Behovet for og iværksættelse af efteruddannelsesaktiviteter og principperne for tilrettelæggelse af en systematisk efteruddannelsesplanlægning
• Ligestillingsspørgsmål
• Resultatkontrakters udmøntning (staten)
• Udbud og udlicitering
• Kompetenceudvikling (Staten, og hvis der er oprettet en lokalaftale på det amtslige og kommunale område i henhold til MED-rammeaftalen)
• Psykisk arbejdsmiljø og arbejdsrelateret stress
• Sygefravær/fraværsstatistik og sygefraværspolitik
• Retningslinier mod vold,mobning og chikane
• Måling af trivsel og opfølgning heraf

Samarbejdsudvalg på det regionale og kommunale område skal informeres om forslag til budgetter og regnskab samt væsentlige ændringer i de regnskabsmæssige og økonomiske forhold. Tilsvarende skal samarbejdsudvalg i staten fastlægge retningslinier for drøftelsen af institutionens budget- og finanslovsbidrag.

På alle de nævne punkter skal informationerne gives på et så tidligt tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse. 

Medbestemmelse

Samarbejdsudvalget er medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinier for arbejds- og personaleforhold.

Ved arbejdsforhold menes f.eks.:

• Placering af daglig arbejdstid og pauser.
• Velfærdsforanstaltninger.
• Forhold vedrørende medarbejdernes sikkerhed.
• Ordensregler.
• Arbejdstilrettelæggelse.
• Indretning af egnede arbejdslokaler.
• Fysiologisk rigtigt indrettede arbejdspladser.

Ved personaleforhold menes bl.a.:

• Ansættelser.
• Afskedigelser.
• Forfremmelser.
• Intern uddannelse af medarbejdere.
• Omplacering, omskoling og efteruddannelse af medarbejdere.
• Introduktionsprogrammer.
• Medarbejdersamtaler.
• Personaleudvikling.

Fastlæggelse af retningslinier om arbejds- og personaleforhold forudsætter enighed mellem parterne. Medbestemmelsen rækker ikke videre end, at arbejdsgiveren fastsætter de nødvendige retningslinier, hvis der ikke opnås enighed. Det betragtes som brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje. Det er væsentligt her at bemærke, at personalerepræsentanterne lige såvel som arbejdsgiveren kan komme med forslag til retningslinier. Arbejdsgiveren skal også udvise positiv forhandlingsvilje og kan ikke bare feje seriøse forslag af bordet.

I Københavns Kommune gælder der særlige regler, hvis der ikke kan opnås enighed. Hvis mindst ¼ af udvalgets medlemmer ønsker det, kan medbestemmelse udøves gennem afstemning. Ved stemmelighed forelægges sagen for et højere udvalg. Ved stemmelighed i hovedudvalget/det centrale samarbejdsudvalg bortfalder sagen.

Opsigelse af retningslinier

På det regionale/kommunale område er det blevet præciseret i SU/MED-reglerne, at regler om arbejds-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, som er fastsat eller godkendt af kommunalbestyrelsen ikke er retningslinier, men betragtes som regler, der ikke er omfattet af rammeaftalerne og opsigelsesbestemmelserne heri.

Aftalte retningslinier kan i staten opsiges med et varsel på 3 måneder - i kommuner med samarbejdsudvalg med et varsel på 2 måneder. På hele det regionale og kommunale område skal retningslinier opsiges med et varsel på 3 mdr., hvis der er indgået lokalaftale i henhold til MED-rammeaftalen. Den part, der ønsker at opsige fastlagte retningslinier, bør fremkomme med såvel en rimelig begrundelse herfor som et rimeligt oplæg eller udspil til den almindelige drøftelse i samarbejdsudvalget. Hvis ikke der opnås enighed om nye retningslinier, bortfalder de opsagte retningslinier ved udløbet af varslet.

Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættels ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Der må ikke være flere ledelsesrepræsentanter end medarbejderrepræsentanter. Omvendt må der gerne være flere medarbejderrepræsentanter.

Udvalget skal være repræsentativt sammensat, så alle relevante synspunkter kan komme frem. Er der medarbejdergrupper, der ikke bliver repræsenteret, kan der nedsættes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter og en repræsentant for hver af de personalegrupper, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget.

Medarbejdersidens samarbejdsudvalgsrepræsentanter og suppleanter for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter, eventuelt suppleret med yderligere repræsentanter.

SU-repræsentanter og -suppleanter, der ikke er tillidsrepræsentanter, er beskyttet mod afskedigelse på samme måde som tillidsrepræsentanter. Arbejdsgiveren har samme indsigelsesret mod valget af disse som for tillidsrepræsentanter.